【仕事】OUTLOOK 送信取消 メールのミスは消せます！
仕事のメールで、ついついこんなうっかりミスはないですか？
- CC含め、宛名、宛先を間違う
- 添付ファイルのつけ忘れる
- ちょっとした書き間違いだが、うるさい人なら指摘する
こんなミスに対して、マイクロソフト社のOUTLOOKなら、「送信取消し」ができることを知っていますか？
本日の記事
- OUTLOOKで「送信取消し」の手順
- 取消し後の確認作業（これ重要）
- 機能の不完全さ
- 最後に一言
この記事から得られるもの
メールでミスをしたときに、ことを荒立てず、1人でコソッと解決できるスキルを教えます。もちろん１００％の成功するわけではありません。結果の確認とできない環境も知っておくべきです。このへんのことも合わせて解説するので、ご確認ください。
この記事を書いている私は
自動車部品会社で働いているサラリーマンです。実は転職して２年が経つのですが、前職８年の経験の中で、最も活かせているスキルがこのOUTLOOKとEXCELLでした。（英語より大事）
１．OUTLOOKで「送信取消し」の手順
実際の作業画面と合わせて、説明していきます。
手順１
送信トレイから、送付済のメールを個別ウィンドウで開く
手順2
「メッセージ」→「アクション」→「メッセージの取り消し」を選択
手順3
「送信」した事実を取り消したいのか、「送信した内容」を修正したいのかを選択。
手順４
「メッセージの置き換え」を選択した場合、本来書きたかった内容に修正する
手順5
送信
２．取消し後の確認作業（これ重要）
送信取消しをしたら、必ず結果確認をしましょう。ここまでできて「安心」につながります。
手順6-1 送信者が少ない場合の結果確認
受信トレーにて、取消の成功か失敗かの通知を確認する。（メール受信には時間差があります）3段目の人は受信トレーにて「既読メール（21:31）」になっていたので、取消失敗。その他の人は未読or（既読でも）未読扱いだったので、取消成功。受信者の受信トレーからはメールは消えました。
手順6-2 送信者が多い場合の結果確認
送信済トレーから取消ししたメールを個別ウィンドウで開き、「メッセージ」→「確認」します。
３．機能の不完全さ
ラインのメッセージやファイスブックの投稿の場合、相手の状況に関わらず、確実に事後取り消しが可能です。これに比べOUTLOOKの送信取消しは失敗する可能性があります。これには次の要素が考えられます。
- 受信者が既読かどうか
- 新旧どちらのメールを先に開くか
- 通信速度による更新遅れ
いずれも送信側では予測できない受信者側の作業と環境に左右されることになります。取消や置き換えが失敗した場合、デメリットとして受信者側に新旧両方のメールが残ります。なぜ同じようなメールを2回受信したのか？と変な違和感を抱え、質問が来ることがあるかもしれません。ただ、その程度のリスクなので、失敗したときは試してみる価値はあると思います。もちろん失敗しないことがベストではありますが、不完全にしても解決策をもつと心が楽になります。
✔︎ちなみに、
送信者が取消ししたメールを開くと、送信から取消しまでの履歴を追うことができます。しかし、これを印刷すると、送信した事実しか印刷レイアウトには出てきません。同じデータでも紙とデジタルでは「送信したことの結果」が真逆になります。
陰謀論かもしれませんが、刑事ドラマの法廷シーンとかに出てきそうですよね。
振込サギの犯人は入金確認と同時に、商品受取のIDとPWをメールで送り、その直後に取消し操作をした。その取り消し作業の成功を見届けていたので、犯人は法廷でちゃんと商品を届けた証拠として送信履歴を「印刷物」で証拠提示。被害者は待てど暮らせどメールが来ないというが、未受信の証拠や削除してない証明方法はなく、デジタル音痴ゆえに敗訴。。。とか。
４．最後に
この機能を知るとミスの単価が下がる一方、数が増えることもあるので、ミスゼロが正しい姿だと、述べておきます。
私は仕事でミスが多い方の人間です。この「送信取消し」機能にすがることが多いです。ただ、「取消しの取消し」など、ミスが重なると訳が分からなくなってきます。成功か失敗かの結果確認も直ぐにできるわけではありません。あせるあまり、「送信取消し」を２回することもあります。ミスの修正も大切ですが、ミスがないことを目指しましょう。