【仕事】マウス離れができるエクセル作業の小技 F4を使え！
エクセルでこのような作業をしている人はいませんか？
- 表を作成し、（異常値など）特定の「セルを塗りつぶす」
- 左右上下にある同じ内容に対して、「セルを結合する」
- 左右上下にある同じ内容に対して、「罫線や書式を調整する」
このような作業に対して、マウスをピンセットのように使っている人に向けて記事を書きます。
本日の記事
- マウス離れができるエクセル作業の小技 F4を使え！
- 仕事の仕方がどうかわるか
- おまけ
この記事から得られるもの
エクセル作業をキーボードで完結できるようになります。
PCやエクセルには多くのショートカットキーが存在します。その中でも、どうしてもマウス頼みになってしまうのが、「体裁を整えること」です。具体的には文字やセルの書式設定です。これをキーボード操作でできれば、マウス不要に近づきます。
この記事を書いている私は
2年前に今の会社に転職しました。転職して思ったのは、前職の経験がほとんど活かせないことです。（悔いは全くありません）面接でアピールした自分の職歴。募集要項にあった求める能力。これら全て、日々の実務では求められませんでした。唯一自分が活用できているのが、OUTLOOKとEXCELの「小技」です。PCに強い！と思ってもらえると、何かしらの即戦力となりえます。逆に、ここに対して自信が持てたので、どこの会社・部署に行っても、スタートダッシュだけは、自信があります。
１．マウス離れができるエクセル作業の小技 F4を使え！
✓ショートカットキー F4とは
一つ前の作業を繰返すことができます。「一つ前」というのがキーで、一度はマウス作業が発生するかもしれません。でも、「一度だけなら」と思うと、「マウスではなく、マウスパッドでいいや♪」と装備を軽量化できます。
✓F4を使った具体例
実際に使ってみましょう。結構色々なことができます。
- 表を作成し、（異常値など）特定を「セルを塗りつぶす」
- 前後上下にある同じ内容に対して、「セルを結合する」
- 前後上下にある同じ内容に対して、「罫線を調整する」
- 「書式を調整し」太文字にしたり、文字色を変えたり
- 一行/列削除した後、他の「行/列も削除」する（同様に挿入する）
- シートを追加/削除する
- ファイルを追加/閉じる
✓できないこと
ただ、できないこともあります。
- 文字の一部を色変更 （これはF2で該当箇所を選択し、手で対応）
- 同じ文字/式を他のセルにも記入する（これはコピペ：Ctrl＋C、Ctrl＋Vで対応）
✓注意
作業の途中で、他の作業を挟んでしまうと、「一つ前の作業」の意味が変わってきます。
例えば、
- A1を黄色に塗りつぶす
- 「F4」を押してB2も黄色に塗りつぶす
- ここで一度、「ctrl+Z」を教えて、今の作業を取り消す
- 「F4」を押す。→黄色に塗りつぶすのではなく、元の色に戻る
２．仕事の仕方がどうかわるか
マウスがなくなると、仕事が軽装備でできます。
- マウスの下敷きもいらなくなる（＝コーヒーカップが置ける）
- キーボードも除外したくなる（＝お弁当を広げられる）
- PCのUSB周りがすっきりする
- 机の上がスッキリすると地震のときに隠れることができる（＝防災士の目線）
- 移動先での仕事が楽になる
- 会議室とかに移動しても、仕事の効率が下がらない
また、パソコン操作が早い＝PCに強い！と思われます。人の立場はいろいろですが、私は転職して1年間は、このイメージだけで得していました。年配の方はPCが苦手です。でも、大きな情報を持っています。この集計作業を手伝うことで、学ぶスピードが上がりました。2年目になると、「業務のデジタル化」という、汎用性の高い仕事を任されるようになりました。小さなことの積み重ねですが、PCに強いと思われると得です。このブログを続けているモチベーションもその一環です。
３．おまけ
✓モニター離れができるPCの小技 ５選
詳しくは別記事にしますが、ショートカットキーだけここに書きます。
モニターとマウスがなくなれば、カフェでもいつもと同じスピードで仕事ができます。これからは在宅勤務の時代です。その次は、リゾート勤務の時代です。「東大合格者は勉強机より食卓で勉強する」そうです。どこでも勉強/仕事できることは個人の能力の高さです。仕事はデスク！こんな考えでいると時代遅れになるので、装備を軽量化しましょう！
- 「スタートキー」＋「tab」 全てのウィンドウを整列
- 「スタートキー」＋「Ｄ」 デスクトップを表示
- 「スタートキー」＋「←/→」 画面を左右どちらか半分に寄せる
- 「スタートキー」＋「↓↑」 画面を最小化/再表示
- 「alt」+「F4」 画面を閉じる
✓OUTLOOKの「送信取消機能」
OUTLOOKには「送ったメール」を「送ってないことにする」機能があります。仕事のミスを騒ぎ立てず、一人でこそっと解決しましょう。くわしくはこちらの過去記事を確認ください。